5 dicas para reuniões mais fluidas

April 3rd, 2018 Posted by Regenera 1 thought on “5 dicas para reuniões mais fluidas”

Qual foi a última vez que sentiu que uma reunião estava realmente no fluxo?

Escrito por Ruth Andrade
Publicado originalmente aqui.

Eu participo de muitas redes e grupo de projetos, então acabo participando de muitas reuniões. Quanto mais reuniões eu faço, mais eu valorizo a eficácia das reuniões e a conexão gerada por elas. Você anda participando de reuniões entediantes, onde uma pessoa fala e o resto está só de corpo presente, ou onde se fala muito mas não se decide nada, ou se decide muito e ninguém depois faz nada, ou ainda reuniões confusas onde os assuntos ficam misturados e não há clareza do que está sendo decidido? Então continue lendo…

Tem algumas coisas que eu considero essenciais para criar bons rituais ou reuniões nos grupos, equipes e círculos dos quais eu faço parte. Fiz uma tentativa de listar essas “coisas” abaixo. Esta não é uma lista exaustiva, mas é minha lista pessoal do momento. Talvez você teria uma lista diferente dependendo das necessidades que considera mais prioritárias, adoraria escutar de você o que faz você sair de uma reunião melhor do que você entrou?

1. A reunião é trabalho, mas não é “o” trabalho

Parece um pouco óbvio, mas nada é óbvio. É legal a gente sempre lembrar que apesar das reuniões às vezes parecerem trabalhosas, e apesar se serem partes importantes do nosso trabalho, o trabalho em si não é a reunião. É o que acontece depois dela.

Então uma boa reunião é aquela que facilita o trabalho depois que a reunião acaba, que sincroniza ações efetivas, remove bloqueios, define parâmetros para as nossas ações (i.e. acordos), avalia o trabalho com a ideia de aprimorarmos nossas ações e nos conecta para que possamos cooperar mais significativamente.

As reuniões estão sempre à serviço do trabalho e o fato de serem boas ou não deve ser medido em relação a nossa capacidade de atender o nosso propósito ou driver. Se as reuniões não demonstram claro benefício em relação a mover a organização mais perto de seus propósitos, elas precisam de ajuste.

2. Foco no foco

As reuniões existem para servir as pessoas que colaboram na organização e não o contrário. Deixe que as reuniões sejam pautadas por necessidades reais e que aconteçam porque são a melhor estratégia para a equipe cuidar dessas necessidades. Reuniões tem um custo alto para a organização e uma maneira de honrar o tempo de cada participante é deixá-las focadas.

O que eu quero dizer com foco é manter a reunião à serviço do grupo e do propósito do círculo ou equipe. Quase sempre isso é melhor cuidado através do papel de facilitador. Em Sociocracia, o facilitador tem o papel de conduzir a reunião, é um papel de liderança e um bom facilitador é aquele que assume plenamente esse papel de liderança.

Se estou em um grupo que não tem uma cultura de facilitador, eu pergunto se alguém tem alguma objeção que eu facilite ou peço para escolhermos um facilitador. Mesmo em uma reunião com 3 pessoas!

O Facilitador garante que a reunião tenha uma pauta e gentilmente ajuda o grupo a navegar pelas tensões trazidas mantendo o foco em atender às necessidades explicitadas pelas tensões e questões abordadas. Um bom facilitador faz isso através de processos que cuidam da equivalência de voz na equipe e que garantem que estamos todos olhando para uma mesma direção e cooperando para encontrar soluções boas o suficiente. Quando isso acontece, a reunião flui e a gente consegue atravessar mesmo mares bem difíceis.

3. Decisões claras que todo mundo entende

O ano passado eu participei de algumas reuniões que tinham um facilitador bastante empoderado, mas a reunião era uma bagunça, em nenhum momento eu sabia com clareza quais propostas estavam em pauta e quais decisões estavam sendo tomadas. Só percebia isso quando o facilitador resumia a discussão e aí era difícil saber se ele tomou aquela decisão, se a decisão realmente saiu do grupo ou se só foi daqueles que gritaram para serem ouvidos!

Eu saí dessa reunião mais determinada ainda a ser uma boa facilitadora. Uma boa facilitadora sempre garante que esteja claro para o grupo qual proposta está na mesa, ela pode até checar pedindo para alguém repetir o que ouviu ou explicar um proposta escutada de volta para o grupo. Se possível, ela deixa essa proposta visível, com um relator claramente anotando quaisquer modificações ou melhorias à proposta.

Mesmo decisões complexas podem ser repartidas em pedaços mais intelegíveis.
Eu gosto também quando a facilitadora ao final repete qual decisão foi tomada. Mais uma vez parece óbvio, mas não é fácil garantir que todos saiam de uma reunião com o mesmo entendimento das decisões tomadas!

4. Encaminhamentos bem comunicados e uma boa gestão da memória

Este item é praticamente uma continuação do anterior. Além de entender as decisões tomadas na reunião é importante saber o que precisa acontecer – quais os encaminhamentos necessários – para que uma decisão possa ser colocada em prática. As decisões (acordos, responsabilidades, papéis, seleções, etc) precisam estar acessíveis e organizadas.

Em Sociocracia, normalmente é o papel de Secretário que cuida disso. A boa gestão da memória também é imprescindível porque não queremos um mausoléu de acordos que ninguém nem sabe que existe, e sim uma carta viva de acordos que são regularmente revisados, aprimorados e jogados fora quando não são mais necessários.

5. Cuidado com o grupo

A eficácia da reunião não precisa sacrificar a cola, vibe ou conexão do grupo. É bom começar com uma rodada de check-in para que as pessoas possam compartilhar aquilo que está pegando no momento ou com uma celebração de algo que elas querem compartilhar. O importante é colocar para fora aquilo que aumenta as chance da pessoa estar mais presente na reunião. Às vezes o check-in pode tomar tempo, eu considero melhor gastar um tempo a mais no check-in, sintonizar e acolher bem as pessoas do que comprometer o fluxo da reunião devido à falta de sintonia.

O mesmo vale para o check-out, além de uma breve avaliação da reunião, é bom saber como as pessoas estão saindo e já identificar se algo precisa de mais cuidado após a reunião.

Com uma de minhas mentoras e o Jerry Koch-Gonzalez que está vindo para a turnê do SoFA, eu aprendi que mesmo quando há um conflito ou uma questão pessoal, a facilitadora deve garantir que as pessoas sejam cuidadas, porém mantendo o foco no que pode ser feito para que a questão trazida para a reunião seja resolvida. A transformação do conflito está a serviço do propósito do círculo.

 

Ruth Andrade
Círculo de Comunicação SoFA 2018

Ps: tem mais uma coisa muito importante nesse tópico sobre reuniões que é sobre a participação!
Esse é um assunto longo e quero falar dele em um próximo texto. 

1 thought on “5 dicas para reuniões mais fluidas”

  1. Olá Ruth! Adorei e mesmo o que parece óbvio aos nossos olhos, sem dúvida não são óbvias para as demais… boa parte do que colocou aqui eu já praticava (quando atuo como moderadora), mas sem dúvida colhi insights que volta e meia passam despercebidos… e acredito que 100% dos pontos colocados aqui por você faz todo o sentido… obrigada pela partilha! ; )

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *